将来的に売却して現金化するためのモノを、適切な量・適切な場所で管理する業務が在庫管理。在庫管理業務の煩雑化などを背景に、多くの企業では生産管理システムの在庫管理機能を活用しています。
ここでは、生産管理システムにおける在庫管理機能の概要、在庫管理が注目されてきた背景、在庫管理機能で期待される効果、Excelで在庫管理を管理するメリット・デメリットなどについて解説します。
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在庫管理とは、将来売却するためのモノを自社内で管理すること。製造業であれば製品・半製品・材料、小売業であれば商品を自社の倉庫などで保管していますが、それらの保管量を常に適切な量に保ち、かつ適切な場所へ移動する管理業務のことを在庫管理と言います。仕入と売上のバランスを調整する上で、在庫管理は非常に重要な業務となります。
在庫管理は高いスキルを要する仕事ですが、それら一連の在庫管理業務を自動化するツールが、生産管理システムにおける在庫管理機能です。
生産管理システムにおいて在庫管理機能が注目されている理由・背景を見てみましょう。
多品種少量生産のニーズや通信販売事業の拡大などにより、企業が抱える在庫の種類や量が増加しています。在庫管理業務が煩雑化する一方で、可能な限り機会損失を減らすため、在庫管理システムが注目されるようになりました。
在庫管理を適切に行うためには、非常に高いスキルが必要です。一朝一夕で在庫管理スタッフを育てることはできないため、企業によっては、在庫管理業務が属人化(特定のスタッフのスキルに頼る状況)しているところも少なくありません。
煩雑化する在庫管理業務を、特定のスタッフのスキルに頼らずとも、高いクオリティで安定的に維持する必要性から、在庫管理システムが注目されています。
在庫管理機能のある生産管理システムを導入することで、生産現場では主に次のような効果が期待できます。
Excelなどを使って手作業で行っていた在庫管理業務は、システムを導入することで自動化されます。煩雑な業務が効率化するため、人件費の削減や労務環境の改善、顧客満足度の向上などが期待できるでしょう。
一般に、在庫管理を担うスタッフは複数名いるため、在庫を全体的に管理するためには、各スタッフが持つ在庫情報の統合・共有を図る必要があります。
在庫管理システムを導入すれば、システム内で全スタッフの在庫情報が統合されるため、スタッフが互いに顔を合わせて情報共有する手間・時間が削減されます。
生産管理システムの在庫管理機能を使わなくても、Excelで同様の作業をすることは可能です。Excelで在庫管理を行うメリット・デメリットを見てみましょう。
企業内にある大半のPC端末には、すでにExcelがインストールされています。そのため、導入にあたっては特別な設備投資や備品購入をする必要はありません。web版のExcelであれば無料で利用することもできます。
社内の多くの人にとって「使ったことがあるソフト」なので、在庫管理をExcelで行えば、スムーズに社内に浸透することでしょう。
連携範囲が広いこともExcelの強みの一つ。すでに社内に導入済みの各種ツールも、Excelと連携できる可能性が高いのではないでしょうか。
正確かつ効率的に在庫管理を行うには、一定の経験やスキルが必要です。その経験やスキルをExcelに落とし込む以上、使える人は限られてしまう可能性があるでしょう。いわゆる属人化リスクが起こりやすくなります。
在庫情報が自動更新されるシステムとは違い、Excelの場合、人の手による在庫情報の入力作業が必要です。リアルタイムで情報が更新されないため、販売店やクライアントに誤った古い情報を伝えてしまうリスクがあります。
思いついた機能を「付け足し」できることがExcelの特徴ですが、思いつくままに「付け足し」をしているうちに、ファイルの内容が複雑化します。作った本人すら分からなくなるほど、内容や計算式が複雑化することも珍しくありません。
在庫管理システムは、効率的な在庫管理と業務の自動化をサポートする多様な機能を提供します。これらの機能により、企業は在庫の精度を高め、オペレーションの効率化を実現できます。主な機能を以下に紹介します。
製品や保管場所ごとの在庫数をリアルタイムで管理。ロット番号や品番での検索、データの並べ替えやエクセルへの抽出も可能。
入荷予定の製品の管理から出荷検品までサポート。バーコード付きラベルの自動発行や、専用端末を用いた効率的な検品作業を実現。
入出荷時の品目・数量の確認を自動化。ハンディターミナルと連携し、バーコード読取による迅速な検品を可能に。
返品された商品の在庫情報や出荷履歴の修正を簡単に実行。人為的ミスの削減と返品処理の効率化をサポート。
データと現物の在庫数を簡単に照合可能。定期的な棚卸作業の効率化と在庫精度の向上を実現。
過去の入出庫データを基にした分析で、売れ筋商品の把握や適切な在庫レベルの設定を支援。ABC分析や在庫回転率などの分析方法に対応。
必要な在庫データを効率的に抽出・加工。エクセルへのエクスポートも容易に実行可能。
在庫区分、保管場所、取引先など、在庫管理に必要なマスターデータを統合的に管理。情報の一元管理により、在庫管理の基盤を強化。
セット商品の在庫を効率的に管理。セットに必要な部品や製品の在庫状況を一覧化し、製作可能な数量を把握。
在庫状況や入出庫記録を含む各種帳票の作成と出力。レポート機能により、在庫管理の透明性と追跡性を向上。これらの機能は、在庫の過不足を防ぎ、製品の供給をスムーズに行うための重要なツールです。適切に活用することで、企業は在庫コストの削減、顧客満足度の向上、そして最終的には業績の向上につながる在庫管理を実現できます。
在庫管理システムの導入は、業務の効率化とミス削減に繋がる重要なステップです。しかし、成功を収めるためには、導入前に考慮すべきいくつかの重要なポイントがあります。
在庫管理システムを導入する最初のステップは、現状の業務フローと課題を把握し、システム導入によってどのような問題を解決したいのか、目的を明確にすることです。これは、導入後の業務の効率化や改善ポイントを明確にする上で必要不可欠です。目的が曖昧なまま導入を進めると、必要な機能が不足していたり、逆に過剰な機能によるコストアップの原因となることもあります。
在庫管理システムの導入は、初期投資と運用コストが伴います。導入するシステムが業務プロセスに適していて、長期的に見てコスト削減や業務効率化に寄与するかを検討することが重要です。ここで重要なのは、単にコストだけでなく、導入後に期待される効果も含めた総合的な費用対効果を評価することです。
システム導入だけではなく、導入後の運用も重要なポイントです。実際にシステムを日々の業務に取り入れるためには、スタッフのトレーニングが必要になります。また、初期データの入力やシステムのカスタマイズなど、導入初期に必要な作業についても計画を立てておく必要があります。導入後の体制を事前に構想し、スムーズな移行を目指しましょう。
在庫管理システムの導入は、単にシステムを選んで導入するだけではなく、事前の準備と計画が成功の鍵を握ります。上記のポイントを参考に、自社に最適なシステムを選択し、業務の効率化を図りましょう。
生産管理システムにおける在庫管理機能の概要、生産現場で在庫管理が注目されている理由・背景、在庫管理機能で期待できる効果、Excelで在庫管理を作成することのメリット・デメリットなどについてご紹介しました。
属人化しやすい在庫管理業務ですが、生産管理システムを導入すれば、多くの人が正確な在庫管理を行うことができます。ただし実際には、すでに生産管理システムを導入しているにも関わらず、在庫管理を上手に回せていない現場もあるようです。
現場の状況にもよりますが、必ずしも難しい機能をたくさん搭載したシステムが良いというわけではありません。初めて生産管理システムの導入をお考えの方は、ご自身で理解のできる必要最低限の機能を搭載したタイプから検討してみてはいかがでしょうか。
生産管理システムは、自社の課題にあった機能を備えているものを選ぶことが不可欠です。
下記ページでは会社の規模ごとにそれぞれ抱えがちな悩みや、生産管理システムの選び方のポイントをまとめてるのであわせてご参考ください。
引用元:ネクスタ公式HP
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