ここでは、製造業における業務効率化の方法の1つとして、生産管理システムを使用した見積作成についてまとめています。
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見積もりとは、自社の提供する製品やサービスにかかる利益や製造原価をチェックし、金額情報や支払条件などを取引先企業や顧客に提示するプロセスです。見積もりの内容を明確に記載することで、顧客の発注率を高められます。
また、見積書の提出後に内容を変更するのは非常に困難なため、メーカーや生産業に携わる企業は正確に算出しなければなりません。もしも注意事項などがある場合は、見積書に明記しておくと、トラブル回避につながるでしょう。
業務の属人化は、さまざまな製造業企業の懸念する課題です。具体的には、知識や経験の違いによって担当者ごとに精度が異なることが挙げられます。価格設定が一貫しないと、企業の信頼性にも悪影響を及ぼす可能性があるでしょう。
どんな業務にも言えることですが、属人化した状況をそのままにしておくと、担当者が移動・退職する際の引き継ぎが難しいです。個人が経験から身に着けたスキルに依存した業務プロセスは、次の担当者への引き継ぎに大きな時間と労力が必要になります。
見積もりの情報共有の不足は非常に深刻な問題です。例えば、「部門同士の連携の困難さ」や「これまでの見積書が見つからない」などの課題が挙げられるでしょう。
異なる部門での情報共有や連携ができない場合、見積書の正確な作成ができないなどの可能性があります。また、個人で見積書を作成していると、他の担当者が作った見積もりが見つからず、関連情報の検索に時間を費やしかねません。
過去の見積書が見つからず最初から作り直した場合、前回と金額が異なるなどのトラブルが発生する可能性もあります。
見積書の承認プロセスが遅れると、せっかくのビジネスチャンスを逃す原因になることがあります。承認が遅れる原因は、「リアルタイム承認の困難さ」と「紙媒体の非効率性」の2つです。
見積書のリアルタイム承認が難しい場合、スピーディーな顧客対応ができず競争力の低下を招きます。また、紙媒体で見積書を作成している場合、確認や修正に多くの時間と労力が必要となり、承認プロセスが遅れてしまう可能性が高いです。
紙媒体で見積書を作成している場合、デジタル化に時間を要するケースが多く、スピーディーな顧客対応ができない可能性が高いです。また、見積書の作成から発行までに手動の作業が多く、全体的な処理時間の増加を招きます。
製造業において見積もり業務の効率化は、企業の競争力を高めるのに重要なポイントです。一方で、見積もり業務の効率化が実現すれば、売上の増加や顧客満足度の向上が期待できるでしょう。
生産管理システムには、見積もり業務の効率化につながる機能が搭載されています。まず、見積書のフォーマットが用意されているため、誰が業務に携わっても業務の一貫性や品質を保つことが可能です。すべての見積書が同様のテンプレートから成るので、見積もりの確認や比較も簡単になるでしょう。
また、作成した見積書に基づいて、過去の見積書や製品資料を素早くリンクさせることも可能です。情報の一元管理ができれば、必要な資料をスピーディーに参照できるようになります。部門間の情報共有や連携、社内の意識統一にもつながるため非常に便利です。
さらに、ほとんどの生産管理システムにはカスタマイズ機能が備わっており、ユーザーによって画面の設定・保存ができます。社員ごとに使いやすい状態で見積書の作成を遂行できるため、業務効率化に一役買ってくれるでしょう。
これまでに作成した見積書をデータ化しておけば、新規の見積もりに活用できるようになります。同じ図面の場合は過去のデータをそのまま使えますし、類似品の場合もデータを参照することで業務効率化につながるでしょう。
原材料費や在庫状況などは日々変動するものです。そのため、日ごろからデータをアップデートしておく必要があります。これにより、顧客との価格交渉時に具体的な数値を提示しやすくなるなどのメリットとともに、業務の効率化も図れるでしょう。
見積もりの決裁をデジタル化すると、見積もり業務のほとんどがオンラインで済ませられるようになります。オンラインで業務を遂行できれば、担当者が社内にいない場合でもすぐに決裁が可能です。
見積りの提出も従来のように郵便やFAXで送る手間がかからず、オンラインで実現できるでしょう。見積書を添付したファイルを送信するだけなので、海外の企業とのやりとりにも負担がかかりません。
引用元:ネクスタ公式HP
(https://smartf-nexta.com/)
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