材料の仕入から製造、納品までの一連のタイムスケジュールを管理する業務が納品管理。市場ニーズの多様化による時間管理の煩雑化などを背景に、生産管理システムの納期管理機能が注目を集めています。
ここでは、生産管理システムにおける納期管理機能の概要、納期管理が注目されてきた背景、納期管理機能で期待される効果、Excelで納期管理を管理するメリット・デメリットなどについて解説します。
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納期管理とは、「いつまでに何を終わらせるか」という時間管理業務の総称。たとえば製造業においては、材料を発注してから自社に届くまでの時間（購買リードタイム）、製品の製造に要する時間（製造リードタイム）、製造された製品が取引先に届くまでの時間（出荷リードタイム）の3つの時間管理業務をまとめて納期管理と言います。
製品の多様化が進む昨今、煩雑化する納期管理を正確かつスピーディに行うツールが、生産管理システムにおける納期管理機能です。
生産管理システムにおいて納期管理機能が注目されている理由・背景を見てみましょう。
同じ製品を大量生産する時代はすでに終わりを告げ、現代は多様な製品を少量生産する時代へと変化してきました。供給する製品が多様化すれば、発注・製造・出荷の納期プロセスが煩雑化し、その分だけ手間や時間がかかります。確実に納期通りに納品するためには、システムによる厳格な納期管理が必要になってきました。
納期が遅れると、納品先の企業には機会損失のリスクが生じます。納期遅れが続くことで、取引先との信頼関係が崩れ、やがて契約関係が解消される可能性もあるでしょう。
上記の通り、市場ニーズが多様化・流動化してきた現代、取引先との信頼関係維持のためには、システムによる納期管理が必須の状況となってきました。
納期管理機能のある生産管理システムを導入することで、生産現場では主に次のような効果が期待できます。
納期トラブルの多くは、現場での生産状況を把握しきれていないことが原因です。システムを導入すれば現場の生産状況が可視化されるため、納期トラブルの減少が期待できます。
製造フローの中における「ムダな時間」が明らかになるため、リードタイムの短縮が期待できます。たとえば、紙ベースでの決済フローをシステム化すれば、全体的にリードタイムが短縮されるでしょう。
生産体制が可視化されてリードタイムが短縮されれば、その分、人材に余力が生まれます。余力を投じて生産性の向上につなげることもできれば、人件費の削減につなげることもできるでしょう。
生産管理システムの納期管理機能を使わなくても、Excelで同様の作業をすることは可能です。Excelで納期管理を行うメリット・デメリットを見てみましょう。
Excelは世の中に広く浸透しているソフトなので、多くの人が抵抗なく操作できます。Excelファイルで作成された納期管理表であれば、社内への浸透も早いことでしょう。
導入コストの安さもExcelの魅力です。すでに端末にExcelがインストールされていれば、追加コストはかかりません。端末にインストールされていない場合でも、web版のExcelなら無料で利用することができます。
連携できるツールが多いこともExcelの魅力。すでに導入済みのシステムツールと連携させれば、機能面での相乗効果が期待できます。
基本的にExcelは手作業で入力を行うソフトなので、納期変更の依頼や急に短納期の受注が入った際、ミスなく納期管理表を修正することは大変です。
ローカル保存されているExcelファイルを共有化した場合、同時に複数の人が同じファイルを開くことはできません。同時編集ができないことから、納期入力のモレが生じるリスクがあります。
人の手で入力作業を行う以上、入力ミスの可能性をゼロにすることはできません。誤った納期が現場に伝われば、クライアントに多大な損失を与える恐れがあります。
納期管理の重要性は、企業が自らの信頼性とブランド価値を守る上で中心的な役割を果たすためです。納期の遵守は、単に製品やサービスを期限内に提供すること以上の意味を持ちます。それは、企業間の信頼関係を築き、維持する基礎となるからです。納期に遅れが生じると、たとえわずかな遅延であっても、取引先企業にとってはスケジュール再調整や作業の停止などの直接的な影響をもたらし、その被害は計り知れないものになります。このような状況が繰り返されれば、企業は取引の継続を見直す可能性が高くなります。
さらに、納期管理が適切でない場合、自社の生産能力を超えたオーダーを受け入れることになりかねません。これは、過度なプレッシャーと無理な生産スケジュールを生み出し、最終的には製品の品質低下やエラー発生のリスクを高めることにつながります。製品やサービスの品質は、顧客満足度と直結しており、品質の低下は企業の評判にも影響します。
納期管理を徹底することは、こうしたリスクを回避し、長期的なビジネス関係を構築するための鍵です。正確なスケジューリングと効果的な納期管理は、企業間の信頼を深め、結果的にブランドの信頼性と価値を向上させるために不可欠です。納期を守ることは、単に商品を時間通りに届けること以上の意味を持ち、企業の信頼性、顧客満足度、そして最終的にはブランドの価値を高める上で、重要な役割を果たします。
納期遅れはビジネス運営において深刻な問題を引き起こし得ますが、その発生原因を理解することで予防策を講じることが可能です。納期遅れの原因は大きく分けて、発注側と受注側の両方に起因するものがあります。
納期遅延を防止するためには、発注側は明確で安定した要件提供、注文変更の最小化、迅速な意思決定プロセスの確立、効率的なコミュニケーションの実施、そして適切な財務管理が求められます。一方で、受注側は、現実的な納期設定、進捗管理の徹底、必要情報の迅速な共有、材料調達と品質管理の強化を通じて、納期遵守の可能性を高めることができます。
納期遅れが発生する原因を理解するためには、納期管理における重要な三つのリードタイム—製造リードタイム、購買リードタイム、出荷リードタイム—を詳しく把握することが不可欠です。これらのリードタイムの適切な管理が納期遵守に直結します。
製造リードタイムは、製品の製造開始から完成までの期間を指し、これが納期遵守の基礎を成します。製品によってこの期間は大きく異なり、適切な管理がなされていない場合、誤った納期の提示や生産スケジュールの乱れにつながります。特に、複雑な製品や高品質を要求される製品の場合、予期せぬ遅延が発生するリスクが高まります。
購買リードタイムは、製造に必要な部品や原材料を注文してからそれが到着するまでの期間を指します。供給業者の選定、部品の品質、物流の効率など多くの要素に影響されます。これらの要素がうまく管理されていない場合、部品や原材料の遅延により製造プロセス全体が遅れ、結果として納期遅れにつながることがあります。
出荷リードタイムは、製品が製造され、最終的に顧客に届けられるまでの期間を指します。これには、完成した製品の梱包、配送手続き、輸送時間などが含まれます。配送処理の不手際や物流の遅れは、製造と購買がスムーズに進んだとしても、最終的な納期遵守に影響を与える重要な要因です。
これら三つのリードタイムが納期遅れの直接的な原因となり得るため、それぞれを正確に把握し、適切に管理することが極めて重要です。それには、製品の特性や生産プロセスの理解、供給チェーンの効率化、そして物流と配送の最適化が求められます。納期管理を成功させるためには、これらのリードタイムに関する詳細な計画と、予期せぬ遅延に対する迅速な対応策が不可欠です。
納期管理の問題を改善するには、戦略的にアプローチを行い、効率的な生産体制を築くことが重要です。以下に、納期遅れを解消し、スムーズな納品プロセスを実現するためのキーポイントを紹介します。
適切な生産計画を立てることは、納期管理の基礎となります。市場の需要に応じた適正な在庫水準を保ちつつ、予測が困難な緊急の要望にも迅速に対応できる柔軟性を確保することが重要です。生産計画には、過剰生産を避けつつも、必要な製品を適時に供給できるバランスが求められます。
生産状況の可視化は、納期管理を効果的に行うための鍵です。現場のオペレーションをリアルタイムで把握し、進捗状況を明確にすることで、問題が発生した際の迅速な対応や、生産性の向上が可能となります。生産プロセスの最適化には、「5S（整理・整頓・清掃・清潔・躾）」や「4M（Man・Machine・Material・Method）」の原則を適用することが効果的です。
納期管理におけるリードタイムの正確な把握と短縮は、遅延を防ぎ、顧客満足度を高める上で不可欠です。原材料の調達から製品の出荷まで、各工程の所要時間を明確にし、無駄を削減することで、全体のリードタイムを短縮します。これには、プロセス改善、デジタルツールの活用、内部コミュニケーションの強化などが有効です。
生産管理の課題に対処するための最も効果的な方法の一つが、生産管理システムの導入です。このようなシステムは、原材料の仕入れから製造、在庫管理、出荷に至るまでの業務プロセスを一元管理し、進捗状況をリアルタイムで追跡することを可能にします。情報の透明性が高まり、意思決定の迅速化と精度の向上が期待できます。
これらの方法を実行する上で、計画的かつ戦略的に取り組むことが重要です。生産プロセス全体を見直し、効率化のための改善点を継続的に特定し、対応していくことが、納期管理の問題を根本的に解決する鍵となります。
納期管理をExcelで行うには、効率的なフォーマットの組み立てが重要です。Excelの強力な機能を活用し、プロジェクトの進捗状況を視覚的に把握しやすい形で管理することが可能です。以下に、納期管理表の作成方法と納期が迫っているタスクを自動で強調表示する設定方法を紹介します。
まずはExcelにて、各タスクの「納品日」を含む管理表を作成します。タスク名、担当者、開始日、終了日、納品日などの列を設定し、プロジェクトに必要な情報を入力していきます。
「納品日」列に入力された日付範囲を選択し、「条件付き書式」の「セルの強調表示」オプションを選びます。納品日が「本日」や「明日」のタスクに対して、異なる色や書式で強調表示を設定します。これにより、納期が迫っているタスクが一目で分かるようになります。
より具体的に納期管理を行いたい場合、「新しいルール」を使用して、今日から数えて5日後などの具体的な条件でタスクを強調表示させる設定が可能です。例えば、「=TODAY()+5」と入力することで、納期まであと5日のタスクに自動で特定の書式を適用させることができます。逆に期日を過ぎたタスクを強調したい場合は、「=TODAY()-n」という形で設定します。
この方法を用いることで、納期管理をはじめとしたプロジェクト管理をExcel上で効率的に実行することができます。視覚的な作業計画であるガントチャートの作成や、月ごとのスケジュール管理もExcelで行うことが可能です。条件付き書式を駆使することにより、納期が迫っているタスクを自動で識別し、プロジェクトの進捗管理をより容易に行えるようになります。
納期遅れはビジネスにおいて大きな問題を引き起こす可能性があります。その原因は多岐にわたりますが、主に発注側と受注側の問題に分けて考えることができます。ここでは、それぞれの要因とその改善方法について解説します。
改善方法: 仕様変更は避けられない場合もありますが、可能な限り事前に計画を立て、変更が必要な場合は受注側が対応できる時期に伝えるようにしましょう。
改善方法: 現実的でない納期は避け、適度な余裕を持たせた納期を設定することが重要です。
改善方法: 文書管理システムなどを活用して事務手続きを効率化し、スムーズな発注プロセスを確立しましょう。
改善方法: 発注を受ける前にスケジュールを確認し、適切な作業計画を立てることが重要です。リソースとタスクの見積もりを正確に行い、余裕を持たせた計画を作成しましょう。
改善方法: 外注先や仕入れ先の選定には慎重に行い、調達リードタイムを含めた全体のスケジュール管理を徹底しましょう。信頼できるパートナーとの連携を強化することが重要です。
改善方法: トラブルは予期せぬ形で発生するため、事前のリスクマネジメントとして品質管理を徹底し、定期的な点検やメンテナンスを行うことが必要です。また、万が一のトラブルに備えて代替計画を立てておくことも重要です。
納期管理は、計画的なコミュニケーションと予防措置が鍵となります。発注側と受注側が協力し、透明性の高いコミュニケーションを心がけることで、納期遅れのリスクを最小限に抑えることができます。また、双方で情報共有のプラットフォームを設けることで、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで把握し、迅速な対応が可能となります。
生産管理システムにおける納期管理機能の概要、生産現場で納期管理が注目されている理由・背景、納期管理機能で期待できる効果、Excelで納期管理を作成することのメリット・デメリットなどについてご紹介しました。
納期管理機能を搭載した生産管理システムを導入すれば、納期に関連したミスが減り、クライアントからの信頼も高くなるでしょう。しかし一方で、莫大なコストをかけて導入したにも関わらず、現場がうまく使いこなせずシステムが形骸化している例もあるようです。
現場の状態にもよりますが、必ずしも全ての現場において、難しいシステムが必要というわけではありません。初めて生産管理システムの導入をお考えの方は、まずは必要最低限のツールから検討してみるようおすすめします。
生産管理システムは、自社の課題にあった機能を備えているものを選ぶことが不可欠です。
下記ページでは会社の規模ごとにそれぞれ抱えがちな悩みや、生産管理システムの選び方のポイントをまとめてるので あわせてご参考ください。
引用元：ネクスタ公式HP
（https://smartf-nexta.com/）
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