企業活動に伴う「支出」と「収入」の動きを効率的に管理するツールが、生産管理システムにおける予算管理機能。迅速かつ正確な予算編成や予算修正の必要性から、多くの企業で予算管理システムが導入されています。
ここでは、生産管理システムにおける予算管理機能の概要、予算管理が注目されてきた背景、予算管理機能で期待される効果、Excelで予算管理を管理するメリット・デメリットなどについて解説します。
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予算管理とは、企業活動において想定される「お金の動き」を管理する業務のこと。仕入で生じる原価や各種業務で生じる経費などの「出ていくお金の動き」だけではなく、売上目標や利益目標などの「入ってくるお金の動き」を管理することも、まとめて予算管理と呼びます。
予算を策定するだけではなく、実績と予算を比較することも予算管理業務の一つ。実績と予算に乖離があれば、以後の予算を修正したり原因・対策を検討したりします。
従来は多くの企業がExcelで予算管理を行っていましたが、業務の効率化や正確化の必要性から、現在では生産管理システムによる予算管理が主流となりつつあります。
生産管理システムにおいて予算管理機能が注目されている理由・背景を見てみましょう。
比較的規模の大きな企業においては、部門によって配賦設定の違いがあるなどの理由で、全社的な予算統合が難しくなることがあります。
一定の規格のもとで全社の予算管理を効率的に行えるツールとして、生産管理システムによる予算管理が注目されるようになりました。
かつては多くの会社でExcelによる予算管理が行われていましたが、Excel管理のみでは、事業拡大や部門増設などのスピードに追いつくことができない状況が生じてきました。会社のスピードに対応する目的で、予算管理システムを導入する企業が増えてきたとも言われています。
予算管理機能のある生産管理システムを導入することで、生産現場では主に次のような効果が期待できます。
部門間による予算情報のタイムラグやExcelの手作業による入力ミスなどが解消されるため、予算編成部門における業務負担が大きく削減されます。
業務負担の削減で予算編成が迅速化されるため、各部門での業務迅速化も期待できます。
一定期間ごとに「ふたを開けてみなければ分からない」という実績が、システムを通じてリアルタイムで把握できるようになります。実績と予算の乖離を早期発見することで、対策の迅速化や有効化が期待できるでしょう。
予算管理システムを導入することで、予算編成のプロセスが可視化されます。可視化されることで、「どこで誰がどのように予算編成しているか分からない」という疑心暗鬼が解消され、部署ごと、社員ごとに公平感が醸成されてくるでしょう。
生産管理システムの予算管理機能を使わなくても、Excelで近しい作業をすることは可能です。Excelで予算管理を行うメリット・デメリットを見てみましょう。
導入コストの安さはExcelの大きな魅力の一つ。生産管理システムの導入コストとは比べ物にならないほど安価です。
多くの人がExcelの操作に慣れているため、少なくとも操作性における属人化は起こりにくいでしょう。
Excelは世界中で広く利用されているソフトでもあることから、様々なシステムツールとの互換性があります。連携範囲が広いことは、Excelの特長の一つと言えます。
多くの社員から様々なデータが集約される予算管理部門。社員同士のITスキルの違いや使用関数の相違などから、予算管理スタッフにおけるデータ見直し工数・戻り工数が多くなるでしょう。
生産管理システムとは異なり、Excelでのデータ更新は社員が手作業で行うことになります。企業規模が大きくなるほど、更新作業の手間が増えることになるでしょう。
予算管理部門には、様々な現場から様々なファイルが送られます。ファイルの数が多くなれば、管理に大きな手間がかかることでしょう。
上記のように、Excelによる予算管理には膨大な工数と時間がかかります。状況によっては、予定よりも予算編成が遅れてしまうリスクがあります。
予算管理システムの導入は、企業運営に多大なメリットをもたらします。まず、情報収集の効率化が挙げられます。従来のExcelベースの管理方法と比較して、データの一元管理が可能となり、時間の短縮とミスの低減が期待できます。
また、分析の精度が向上し、より正確な予算計画が立てられるようになります。これにより、経営戦略の実行がスムーズになり、企業の競争力が向上します。従業員のモチベーションアップも大きなメリットの一つです。予算管理プロセスが可視化されることで、目標に対する共通認識が生まれ、チーム全体の意識が高まります。属人化の解消は、特定の個人に依存するリスクを減らし、業務の透明性を高めることにつながります。最後に、セキュリティの強化は、データ漏洩のリスクを軽減し、企業情報を保護します。
これらのメリットにより、予算管理システムの導入は、企業運営の効率化と強化に直結する重要なステップとなります。
予算管理システムの導入には、初期導入コストや継続的な運用コストがかかり、組織の財務負担になる可能性があります。また、システム導入に伴う研修や従業員の学習コストも考慮する必要があります。予算管理システムをフルに活用するためには、従業員の理解と適応が必要であり、変更管理に伴う抵抗を乗り越える必要があります。
さらに、組織によっては、既存のプロセスやデータを新しいシステムに移行する過程で、データの整合性や移行中の業務の停滞が発生するリスクもあります。これらのデメリットを踏まえつつ、長期的な視点で効率化と精度の向上を目指す必要があります。
予算管理システムはExcel活用型、一元管理・効率化型、分析機能強化型の3つのタイプに分類されます。
各タイプはそれぞれ異なるニーズに応える設計となっており、企業の現状と目指す目標に応じて最適なシステムを選択することが重要です。
予算管理システムの選定において最も基本的な考慮事項は、コストパフォーマンスです。中小企業向けから大企業向けまで、製品には様々な価格帯と機能があります。購入費用やクラウドサービスの利用料金、カスタマイズ費用など、総合的なコストを考慮し、業務効率化や経営改善効果と照らし合わせて、最適なシステムを選ぶことが重要です。
多くの企業が予算管理にExcelを使用しています。そのため、Excelからの移行は、予算管理システム選定時の重要なポイントの一つです。Excelに近い操作感や、Excelファイルからのデータインポート機能を持つシステムを選択することで、移行時のストレスを最小限に抑えることができます。
予算作成は決算書作成と密接に関連しています。そのため、日本会計基準、米国会計基準、IFRSなど、適用する会計基準に合わせて予算が策定できるシステムを選ぶ必要があります。特に、上場企業やIPOを目指す企業には不可欠な機能です。
予算管理は会計システムやその他の業務システムとの連携が欠かせません。連携がスムーズなシステムを選択することで、データの一元管理が可能となり、効率的な予算編成が行えます。
予算管理システムを選ぶ際は、自社の課題に対応した機能が備わっているかを確認することが大切です。KPI設定のカスタマイズ性や、特定業種向けの機能があるかもチェックしましょう。
経営環境は常に変化しています。そのため、複数のシナリオをもとに予算シミュレーションが行えるシステムを選択することが望ましいです。
無料トライアルを提供しているシステムなら、実際に使ってみて業務に適しているかを確かめることができます。導入前に必ず利用することをおすすめします。
グローバルに展開している企業、または展開を計画している企業にとって、多言語・多通貨対応は必須の機能です。将来のビジネス拡大を見越して、この機能を備えたシステムを選ぶことが賢明です。
導入後のサポート体制も重要な選定ポイントです。コンサルタントによるサポートがあるシステムなら、導入時だけでなく、運用中も安心して利用することができます。
予算管理システムを選ぶ際は、上記のポイントを総合的に考慮することが重要です。自社の現状と将来の展望に合ったシステムを選定し、効率的かつ効果的な予算管理を実現しましょう。
企業経営において、予実管理は運営の効率化と目標達成を目指す上で欠かせないプロセスです。この戦略は、事業の「予算」と実際の「実績」を綿密に管理し、比較することにより、企業が設定した目標に対してどの程度近づいているかを可視化します。正確な予実管理を行うことで、企業は目標達成率を明確にし、従業員のモチベーション向上という付加価値を享受することが可能になります。
予実管理の根本的な目的は、企業が長期的な経営目標を達成することにあります。経営目標は、企業の成長方向性を示すものであり、これを数値化することで、目標達成に向けた進捗を具体的に把握できます。予実管理は、このような数値目標を達成するための手段として、非常に重要な役割を果たします。
予実管理をより効率的に、かつ正確に行うためには、専用のシステムやツールの活用が推奨されます。これらのツールを利用することで、データの集計・分析作業がスムーズになり、部署間での情報共有が容易になります。また、リアルタイムでの情報更新が可能になるため、迅速な意思決定と実行が可能となります。
生産管理システムにおける予算管理機能の概要、生産現場で予算管理が注目されている理由・背景、予算管理機能で期待できる効果、Excelで予算管理を作成することのメリット・デメリットなどについてご紹介しました。
全ての現場におすすめしたい生産管理システムですが、残念ながら、中には莫大なコストをかけて生産管理システムを導入したにも関わらず、現場が上手に使いこなせていないという声も聞かれます。
現場の状況によっては、あまり難しい機能は必要ないかもしれません。初めて生産管理システムを導入する企業においては、まずは必要最低限の機能を搭載したタイプを検討してみると良いでしょう。
生産管理システムは、自社の課題にあった機能を備えているものを選ぶことが不可欠です。
下記ページでは会社の規模ごとにそれぞれ抱えがちな悩みや、生産管理システムの選び方のポイントをまとめてるので あわせてご参考ください。
企業において予算管理は、財務健全性の確保やコスト管理、収益性の向上において重要な役割を果たします。特に、製造業では原材料費や労務費などの変動が大きいため、予算管理機能の活用は不可欠です。予算管理機能を導入することで、経営層は迅速かつ正確な意思決定を行うことができます。また、現場の担当者にとっても、予算内での運営を意識することで、効率的な業務運営が期待できます。
システムはリアルタイムでの予算状況を追跡し、予算超過や不足のリスクを早期に察知します。これにより、計画外の支出を防ぐことができます。
予算管理機能は、過去のデータ分析や将来予測に基づいて予算編成を支援します。システムは複数のシナリオを検討し、最適な予算案を提示します。
予算管理システムは詳細なレポートを自動生成し、経営層や担当者に必要な情報を提供します。これにより、予算に関する透明性が向上し、効果的なコミュニケーションが可能となります。
製造業における予算管理機能の活用事例として、原材料費の管理があります。例えば、特定の原材料の価格が高騰した際、システムは他の供給源や代替材料の検討を促します。これにより、コストを抑えながら生産を継続することが可能となります。また、予算管理機能は製造工程全体の効率化にも寄与し、無駄のない生産を実現します。
まず、現在の予算管理体制を分析し、改善点を洗い出します。その上で、具体的な目標を設定します。例えば、コスト削減率や予算遵守率などの指標を決めます。
予算管理機能を提供するシステムの中から、自社のニーズに最適なものを選定します。選定時には、機能の充実度や操作性、導入コストなどを総合的に評価します。
システムの導入後、担当者へのトレーニングを行います。システムの使い方だけでなく、予算管理の基本的な考え方や重要性についても教育します。
システムを運用しながら、定期的に評価と改善を行います。予算管理の結果を分析し、次年度の予算編成に反映させることで、継続的な改善を図ります。
予算管理機能を効果的に活用するためには、適切なKPI（主要業績評価指標）の設定が重要です。以下は、予算管理における代表的なKPIの例です。
計画された予算に対して、実際の支出がどれだけ遵守されているかを示す指標です。
予算管理機能を活用して、どれだけコストを削減できたかを示す指標です。
予算管理を通じて、どれだけ収益性が向上したかを示す指標です。
引用元：ネクスタ公式HP
（https://smartf-nexta.com/）
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