電子帳簿保存法に対応した生産管理システムとは？

生産管理システムを導入するのであれば、電子帳簿保存法に対応しているものを選ぶことをおすすめします。決められている方法でデータ保存をしておかないと、さまざまなペナルティーを科せられるリスクがあるので、注意が必要です。このページでは、電子帳簿保存法について解説した上で、違反してしまった際に生じる問題点や法律に対応した生産管理システムの特徴などをまとめています。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、帳簿・書類の一部を、電子データとして保存することを義務付ける法律です。この法律は1998年から施行され、幾度かの改正を経て現在に至っています。おもな保存区分は、次にあげるとおり３種類あります。

【保存区分1】電子帳簿等保存 とは

電子的に作成した帳簿・書類を、データのまま保存しましょう。たとえば「会計ソフトなどを用いて自社で作成した帳簿や決算関係書類などを電子データのままで保存すること」などを意味します。

【保存区分2】スキャナ保存 とは

紙で受領・作成した書類を、画像データにして保存しましょう。たとえば「取り引き先から受け取った紙の請求書や領収書などを、自社でスキャニングしてから保存すること」などを意味します。

【保存区分3】電子取引データ保存 とは

電子的に授受した取り引き情報を、データで保存しましょう。「紙の領収書や請求書を用いて取り引きを行った場合に保存しなければならない内容は、データで取り引きを行った場合には「電子取引」に該当するので、そのデータを保存する必要がある」ということを意味しています。

参照元：経済産業省 中小企業庁｜どうすればいいの？「電子帳簿保存法」（https://mirasapo-plus.go.jp/hint/17457/）

電子帳簿保存法に対応していない場合の問題点

電子帳簿保存法が設ける要件を満たすかたちでデータ保存が行われていない場合、税法上保存義務がある帳簿書類としての扱いがなされないので、青色申告承認の取り消しや連結納税承認の取り消しなどといったペナルティーを受けるおそれがあります。

また、スキャナ保存や電子取引データの改ざんなどによる申告漏れが判明した場合には、重加算税が10％上乗せされるなど、違反に対するペナルティーが全体的に重くなってきているので、注意が必要です。

電子帳簿保存に対応した生産管理システムとは

保存区分として電子帳簿等保存に対応している生産管理システムは多くみられます。

電子帳簿保存に対応している生産管理システム

i-PROW

• 仕入先マスタなどの登録画面から、購買発注書の添付送信先のアドレス設定や、発注・受注担当者名のアドレスを同報するCCメール欄の設定などができます。
• 見積・受注・発注・請求関連の文書を、ドラッグアンドドロップなどのシンプルな操作で保存することができます。書類同士の紐づけも簡単です。
• 書類出力時に、ログ管理方法やファイル保管方法を設定することができます。

参照元：Digit Works｜「電帳法」を意識してシステムも業務フローも見直しを（https://digitworks.jp/seisankanriblog_7denchohou/）

TPiCS

• TPiCSから、紙あるいはメールで発行した書類のPDF保存機能が搭載されているので、内容を直接訂正することができない形式で保存することが可能です。
• PDFを保存したファイル名を指定する設定を利用すれば、PDFを日付や取り引き先ごとに提示することができます。

参照元：攻撃型生産管理システムTPiCS｜電子帳簿保存法への対応について（https://www.tpics.co.jp/2023/05/18/電子帳簿保存法への対応予定について/）

ReMacs(拡張ツール)

電子帳簿保存法対応アプリケーション「命名くん」は、株式会社コスモサミットが提供する製造業向け生産管理システムであるReMacsの拡張ツールとして使用することができます。

このツールに搭載されている注目すべき機能のひとつとしてあげられるのが、定期的に、あるいは都合のよいタイミングに、M-DISに書き込みすることができる機能です。保存忘れなどのミスが起こるリスクも抑えやすくなります。

ちなみに、命名君で電子データをリネームすると、電子帳簿保存法の検索要件をクリアできるようになるところも、注目ポイントです。

参照元：I-O DATA｜命名くんが生産管理システム「ReMacs」の拡張ツールとしてIT導入補助金の対象になりました（https://www.iodata.jp/news/2023/information/remacs-mm.htm）